Digitale Personalakte: Pflicht, Software und Funktionen im Überblick

Die Digitalisierung der Personalverwaltung ist kein Zukunftsprojekt mehr, sie ist längst Gegenwart. Ab 2027 gelten in Deutschland verbindliche Vorgaben, die für viele Unternehmen einen klaren Handlungsbedarf bedeuten. Wir schauen uns die digitale Personalakte im Detail an.

Die digitale Personalakte bezeichnet die elektronische Ablage und Verwaltung aller mitarbeiterbezogenen Unterlagen eines Unternehmens. Sie ersetzt die klassische Papierakte und bildet das zentrale Instrument moderner Personalarbeit.

Während die allgemeine Pflicht zur Führung einer Personalakte im Privatsektor gesetzlich nicht verankert ist, haben sich die Rahmenbedingungen durch neue Regelungen im Sozialversicherungsrecht grundlegend verändert.

Digitale Personalakte auf einen Blick

• Eine generelle gesetzliche Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte existiert in Deutschland nicht – wohl aber zur digitalen Führung bestimmter Entgeltunterlagen.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen nach § 8 BVV für alle Arbeitgeber elektronisch und maschinell auswertbar geführt werden.
• Die Übergangsfrist mit Befreiungsmöglichkeit endet am 31. Dezember 2026 – Unternehmen, die noch nicht umgestellt haben, sollten jetzt handeln.
• DSGVO, BDSG und BetrVG setzen den rechtlichen Rahmen für Datenschutz, Zugriffsrechte und Mitbestimmung.
• Arbeitnehmer:innen haben nach § 83 BetrVG jederzeit das Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen.
• Eine gute Software unterstützt bei revisionssicherer Archivierung, Zugriffskontrollen und automatisierten Löschfristen.

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Rechtlicher Rahmen und neue Pflichten ab 2027

Die gesetzliche Grundlage für die Digitalisierungspflicht ergibt sich aus mehreren Regelwerken. Kern ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) in Verbindung mit § 28p SGB IV, der die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger regelt.

Bereits seit dem 1. April 2022 gelten für bestimmte begleitende Entgeltunterlagen Digitalisierungspflichten. Die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV läuft zum 31. Dezember 2026 ersatzlos aus. Ab dem 1. Januar 2027 sind alle in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen verpflichtend elektronisch zu führen, und zwar ohne Ausnahme.

Was das in der Praxis bedeutet: Die parallele Führung von Papier- und Digitalakten wird für die betroffenen Entgeltunterlagen unzulässig. Wer bei Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung keine digital abrufbaren Unterlagen vorhalten kann, riskiert Verzögerungsgelder und Beanstandungen.

Digitale Personalakte im Detail: Inhalte, Software und Recht

Bevor es um Software und rechtliche Rahmenbedingungen geht, lohnt ein Blick auf die Grundfrage: Was gehört überhaupt in eine Personalakte und was nicht?

Was in die Akte gehört

In die Personalakte gehören alle Unterlagen, die einen sachlichen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Das umfasst typischerweise:

• Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen und Zeugnisse
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuer- und Sozialversicherungsdokumente
• Urlaubsanträge, Arbeitszeitnachweise und Krankmeldungen
• Abmahnungen sowie Weiterbildungsnachweise

Nicht in die Akte gehören Diagnosen, private Social-Media-Inhalte, Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder andere Daten, die für das Arbeitsverhältnis keine Rolle spielen. Das Prinzip der Datensparsamkeit gilt uneingeschränkt.

Anforderungen an die digitale Führung

Dokumente müssen revisionssicher, jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein. Das heißt konkret: Jede Änderung muss protokolliert werden, Zugriffe sind nachvollziehbar zu dokumentieren und Unterlagen dürfen nicht nachträglich veränderbar sein.

Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV legen fest, welche Dateiformate zulässig sind. Akzeptiert werden PDF (vorzugsweise PDF/A), JPEG, BMP, PNG und TIFF. Mehrere Unterlagen dürfen nicht in einer einzigen Datei zusammengefasst werden – jedes Dokument ist separat zu speichern.

Im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung übermitteln Arbeitgeber Daten nicht mehr in Aktenordnern, sondern als strukturierte elektronische Datensätze. Papierbasierte Ablage ist für die betroffenen Unterlagen dann nicht mehr prüfungssicher.

Typische Funktionen einer Software-Lösung

Softwaregestützte Lösungen für die digitale Personalakte bieten deutlich mehr als eine einfache digitale Ablage. Zu den zentralen Funktionen zählen:

Funktion	Beschreibung
Revisionssichere Archivierung	Dokumente werden unveränderbar gespeichert, Zugriffe protokolliert
Zugriffsrechteverwaltung	Granulare Steuerung, wer welche Dokumente einsehen darf
Automatische Löschfristen	DSGVO-konforme Fristen werden systemseitig überwacht
Volltextsuche	Dokumente sind in Sekunden auffindbar, ohne manuelle Suche
Systemintegration	Schnittstellen zu Lohn-, ERP- und Zeiterfassungssystemen
Self-Service-Portal	Mitarbeitende können eigene Daten einsehen und pflegen

Datenschutz und Betriebsrat

Die digitale Personalakte unterliegt in besonderem Maße dem Datenschutzrecht. DSGVO und BDSG regeln die zulässige Datenverarbeitung, die Grundsätze der Datensparsamkeit und die Transparenzpflichten gegenüber Beschäftigten.

Nach § 83 BetrVG haben Arbeitnehmer:innen das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen Einsicht in die eigene Personalakte zu verlangen. Auf Wunsch darf dabei ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen werden, das Stillschweigen über den Inhalt zu wahren hat. Ein generelles Einsichtsrecht des Betriebsrats in alle Akten besteht hingegen nicht.

Bei der Einführung einer digitalen Lösung greift in mitbestimmten Betrieben das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Empfehlenswert ist eine Betriebsvereinbarung, die Zugriffsrechte, Speicherzwecke und Datenschutzmaßnahmen klar regelt.

Praktische Hinweise zur Einführung

Wer jetzt noch auf rein papierbasierte Prozesse setzt, sollte die verbleibende Zeit nutzen, um eine strukturierte Umstellung zu planen. Der Aufwand steigt erheblich, wenn die Migration unter Zeitdruck erfolgt. Einige Orientierungspunkte helfen dabei, den Übergang systematisch zu gestalten.

Zunächst ist zu klären, welche Unterlagen unter die Pflicht nach § 8 BVV fallen und welche darüber hinaus freiwillig digitalisiert werden sollen. Darauf aufbauend lässt sich ein realistischer Zeitplan entwickeln, der Technik, Schulung und Betriebsratseinbindung berücksichtigt. Wertvolle Hinweise zu den formalen Anforderungen an die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung finden sich in den diesen offiziellen Erläuterungen.

Bei der Softwareauswahl gilt: Kein Anbieter passt für alle Unternehmensgrößen gleichermaßen. Relevant sind DSGVO-Konformität, der Serverstandort innerhalb der EU, Revisionssicherheit, Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme und die Möglichkeit zur automatisierten Fristenverwaltung. Eine sorgfältige Marktanalyse ist sinnvoller als eine schnelle Einzelentscheidung.

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Digitale Personalakte als Standard: Fazit

Die digitale Personalakte entwickelt sich vom freiwilligen Instrument zum regulatorischen Standard. Die Pflicht zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen ab 2027 ist gesetzlich klar verankert. Wer diese Vorgaben ignoriert, riskiert handfeste Konsequenzen bei Betriebsprüfungen.

Über die gesetzliche Mindestanforderung hinaus sprechen Effizienz, Datensicherheit und die Anforderungen hybrider Arbeitswelten dafür, die gesamte Personalverwaltung konsequent zu digitalisieren. Die digitale Personalakte ist dabei nicht bloß ein IT-Projekt, sondern ein strategischer Baustein für zukunftsfähige HR-Prozesse.

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte

Ist die digitale Personalakte ab 2027 für alle Unternehmen Pflicht?
Eine generelle Pflicht zur vollständig digitalen Führung jeder Personalakte besteht nicht. Verpflichtend ist ab dem 1. Januar 2027 jedoch die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen gemäß § 8 BVV für alle Arbeitgeber, die der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen.

Wer darf die Personalakte einsehen?
Arbeitnehmer:innen haben nach § 83 BetrVG das Recht auf jederzeitige Einsicht in die eigene Akte. Vorgesetzte und ausgewählte Personalverantwortliche sind grundsätzlich zugriffsberechtigt. Der Betriebsrat hat kein generelles Einsichtsrecht – lediglich mit ausdrücklicher Zustimmung der betreffenden Person darf ein Mitglied hinzugezogen werden.

Wie lange müssen Personalunterlagen aufbewahrt werden?
Die Fristen variieren je nach Dokumentart. Lohnunterlagen sind nach § 257 HGB sechs Jahre aufzubewahren, steuerrelevante Unterlagen nach § 147 AO zehn Jahre. Allgemeine Personalunterlagen sind in der Regel bis zwei Jahre nach dem Ausscheiden zu löschen. Automatisierte Löschkonzepte in der Software helfen dabei, diese Fristen zuverlässig einzuhalten.

Hinweis: Trotz sorgfältiger Recherche alle Angaben ohne Gewähr, keine Kaufempfehlung, Rechts- oder Finanzberatung.

Artikelbild: Austin Distel / Unsplash